So wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg

verbaende.com-INFOTAG „Verband & Tagung“ am 16. Juni 2015 in Berlin

Ideen für Verbandsveranstaltungen - das war das Thema des ersten verbaende.com-INFOTAGs „Verband & Tagung“ in Berlin. Dort haben am 16. Juni 2015 viele Aussteller ihre Angebote präsentiert. Besonders interessant waren für die Besucher aber die vielen Experten-Vorträge. Insgesamt standen 40 Vorträge auf dem Programm.

Regina Radke-Lottermann, Pressereferentin des bdvv, hat die von der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. initiierte Messe für den bdvv besucht und die interessantesten Vorträge zusammengefasst.

Von der Idee zur Realisierung

Holger Leisewitz, Teamleiter Event-Management, Beiersdorf

Holger Leisewitz hat für die Besucher der Messe diese Check-Liste für ein effektives Veranstaltungs-Management zusammengestellt:

1. Analyse der Teilnehmer bzw. der Veranstaltung

2. Planung der Veranstaltung

3. Einbeziehung externer Dienstleister

4. Nachhaltigkeit der Veranstaltung

Holger Leisewitz definierte folgende grundsätzliche Ziele der Veranstaltungsplanung:

 

Veranstaltungsformate in neuem Glanz

Dirk Günther (Meilenstein! Beratungskanzlei)  

Gleich mehrere Referenten der Fachtagung haben verschiedene Veranstaltungsformate vorgestellt. Dirk Günther hat folgende fünf Formate präsentiert:

1.World Café

Mit den passenden Fragen wird versucht, Menschen in ein konstruktives Gespräch miteinander zu bringen – zu Themen, die für alle Teilnehmer relevant sind. Im Verlauf werden zwei oder drei unterschiedliche Fragen in aufeinander folgenden Gesprächsrunden von 15 bis 30 Minuten an den Tischen bearbeitet. Es sollen möglichst alle Teilnehmer zu Wort kommen. Zwischen den Gesprächsrunden mischen sich die Gruppen neu. Nur die Moderatoren bleiben die ganze Zeit über an einem Tisch.

Ablauf: Hier werden max. drei Fragestellungen in kleinen Gruppen diskutiert.

Geeignet für: Ideenaustausch (weniger für Lösungsfindung)

Teilnehmer: kleine Gruppen (max. 8 Personen)

Moderator: professionelle Moderation oder Veranstalter

Dauer: 1 bis 3 Stunden

2. Zukunftskonferenz

Hier kommen unterschiedliche Interessengruppen zusammen, die ein gemeinsames Thema beschäftigt, das keiner alleine lösen kann. Die Teilnehmer entwickeln ein gemeinsames Zukunftsbild und planen konkrete Maßnahmen zu dessen Umsetzung.

Geeignet für: Lösungsfindung (bringt konkrete Initiativen/Maßnahmen zu dessen Umsetzung)

Teilnehmer: 60 bis 80 Personen

Moderator: professioneller Moderator

Dauer: 2 bis 3 Tage

3. Fish Bowl

Eine kleine Gruppe von Teilnehmern diskutiert im Innenkreis (im „Goldfisch-Glas“) das Thema, während die übrigen Teilnehmer in einem Außenkreis sitzen und die Diskussion nur beobachten. Wer zum ausgewählten Thema etwas sagen möchte, setzt sich zeitweise in die Mitte und tritt erst dann wieder in den ‚äußeren Kreis’ zurück, wenn er seinen Beitrag eingebracht hat. Jeder darf, sooft er will, in den ‚inneren Kreis’ zurückkehren.

Geeignet für: Lösungsfindung (Themen werden fokussiert und verdichtet)

Teilnehmer: innerer Kreis: 3 - 4 Teilnehmer, äußerer Kreis: 20 und mehr Teilnehmer

Moderator: professionelle Moderation oder Veranstalter

Dauer: bis zu drei Fragen je halbe Stunde

4. Open Space

Im Gegensatz zur traditionellen Konferenz gibt es hier keinen im Voraus geplanten  Ablauf. Dieser wird von den Teilnehmern zu Beginn der Veranstaltung festgelegt. Lediglich das Leit-Thema ist vorgegeben, die Unter-Themen werden von den Teilnehmern vorgeschlagen. So entsteht ein großer Themen-Marktplatz, auf dem sich die Teilnehmer zu Themengruppen zusammenschließen. Jeder Teilnehmer bleibt nur so lange in einer Gruppe, wie er etwas lernen und/oder beitragen kann (Gesetz der zwei Füße). Die Ergebnisse werden am Schluss gesammelt.

Geeignet für: Lösungsfindung (innovative und lösungsorientierte Bearbeitung)

Teilnehmer: Klein- bis Großgruppen (50 bis 2.000 Personen)

Moderator: jede Gruppe bestimmt aus ihrer Mitte einen Moderator

Dauer: 2 bis 3 Tage

5. Barcamps

Jeder kann kommen und mitmachen. Hier gibt es keine Zuschauer, jeder soll seinen Teil beitragen. Inhalte und Ablauf werden von den Teilnehmern zu Beginn der Tagung selbst entwickelt und dann gestaltet. Die Teilnehmer, die eine Session leiten möchten, stellen ihr Thema vor, per Aufzeigen wird die Zahl der Interessenten ermittelt und ein passender Raum zugewiesen. Es laufen immer so viele Sessions gleichzeitig, wie Räume zur Verfügung stehen. Eine Sessions ist in der Regel 30 Minuten lang.

Geeignet für: Austausch und Diskussion (nicht Lösungsfindung)

Teilnehmer: meist mehrere Hundert

Moderator: Derjenige, der das Thema vorgeschlagen hat

Dauer: meist 2 Tage

Dirk Günthers Zukunftsprognose: 2020 werden 80% der Events als Barcamps stattfinden, die per Smartphone (Anmeldung, Tickets, Programm-Wahl, Bezahlung) organisiert wurden. Tipps für Veränderungsprozesse in Verbänden finden Sie in Dirk Günthers Blog www.verbaende-talk.de.

Think innovative! Lust auf Ideen

Bernhard Wolff (Moderator und Keynote Speaker)  

Bernhard Wolff ist Diplom-Wirtschaftspädagoge und Experte für Kreativität und Live-Kommunikation. Er empfiehlt folgende sieben Punkte, um die Kreativität anzukurbeln:

1. Autopilot aus!

Vergessen Sie den Satz „Das haben wir schon immer so gemacht…“. Wer mit diesem Ansatz z.B. ein neues Veranstaltungsformat entwickeln will, wird nicht weit kommen. Nur wer mit Gewohnheiten bricht und offen für ein Brainstorming ist, wird kreativ sein.

2. Nicht bewerten!

Denken Sie in alle Richtungen, alle Vorschläge sind willkommen! Wirklich alle!

3. Menge produzieren!

Sammeln Sie so viele Ideen wie Sie können, bevor Sie sich für einen Favoriten entscheiden. Sammeln Sie nicht nur in Ihrer Organisation, sammeln Sie auch „draußen“. Machen Sie Crowdsourcing, lassen Sie ihre Stakeholder z.B. auf Ihrer Website Ideen einbringen.

4. Annahmen hinterfragen!

Klären Sie vorher ganz genau, wovon Sie ausgehen. Meinen alle das gleiche?

5. Perspektive (Ort/Zeit) wechseln!

Verlassen Sie den Sitzungssaal, gehen Sie raus. Denn oft kommen die besten Ideen nicht im Büro - sondern morgens im Bad, bei einer langen Autofahrt oder beim Spazieren gehen. Gehen Sie mental in die Zukunft und blicken Sie dann zurück. Fragen Sie sich, was haben wir richtig gemacht? Da fallen Ihnen Aspekte auf, die sie sonst nicht gesehen hätten.

6. Kombinieren!

Durch Kombination kann Innovation entstehen. Geben Sie z.B. in der Bildersuche einer Suchmaschine zwei Begriffe ein, die überhaupt nichts miteinander zu tun haben. Da können unglaubliche Fotos zu Tage kommen, die Sie auf Ideen bringen, auf die Sie sonst nie gekommen wären.

7. Bilder im Kopf!

Bedienen Sie Bilder im Kopf. Denn Bilder sind Emotionen - und ohne Emotionen wird es schwierig mit der Kreativität!

 

Teil 2 der Vortrags-Zusammenfassungen folgt.

 

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